Feasibility study central control room

A large logistics service provider is considering a central control room. Controlling all security functions (people and technology) and investigations using video must be centralised and at a lower cost. Is that feasible? How do you substantiate such a business case to make an investment decision?

Situation

Deze organisatie maakte een grote verandering door in haar bedrijfsvoering. Dat had ook grote gevolgen voor de beveiliging. Historisch gezien werd op distributiecentra en andere locaties in de regel vertrouwd op de inzet van beveiligingsmedewerkers. Over de jaren heen leidde dit echter tot tal van oneigenlijke taken.

Aanknopingspunt

Er is nu sprake van een verregaande automatisering en procescontrole met camera’s, een totale herinrichting van het logistieke proces en tot slot bouwkundige aanpassingen. Dat maakt het mogelijk om de beveiliging centraal aan te sturen en de (dure) inzet van mensen te verminderen. Aansturing van security vanuit een centrale regiekamer (of in het jargon: bedrijfsalarmcentrale) lijkt de beste optie. Maar veiligheidsperceptie en ratio gaan niet altijd hand in hand.

Assignment

De opdracht was om via een business case aan te tonen dat een centrale regiekamer niet alleen technisch haalbaar was, maar ook qua kosten tot een besparing zou leiden die de aanvangsinvestering zou rechtvaardigen en terug zou verdienen. Total cost of ownership en terugverdientijd van de investering stonden centraal.

Approach

Bij het uitvoeren van de opdracht is veel tijd besteed aan overleg met stakeholders, de werkvloer en een doordachte financiële onderbouwing. Technische mogelijkheden zijn op een rijtje gezet. Emotionele weerstanden over de rol van mensen t.o.v. techniek zijn overwonnen. De besparingen zijn realistisch neergezet. Niet te mooi gemaakt, maar wel duidelijk gekoppeld aan het doorhakken van knopen.

Result

De business case is geaccepteerd. De regiekamer (en de besparing) is gerealiseerd. Inmiddels heeft DutchRisk ook geadviseerd over het securityconcept in de aanloop van de verhuizing van het hoofdkantoor.